Comment créer des process et une base de connaissance pour sa start-up ?

<Créer, ranger et garantir l’actualisation des process avec son équipe>

Bonjour,

Je suis en train de recruter mes premiers employés et j’ai donc besoin de créer des process pour m’assurer de la qualité et la consistence de notre travail.
Je pensais créer des Google Docs par process et suis à la recherche de bonnes pratiques pour qu’ils soient clairs, faciles à consulter et à mettre à jour.

Avez-vous des conseils sur

le template à adopter?

comment les ranger? On fonctionne avec des dossiers partagés sur Google Drive et j’ai déjà beaucoup de dossiers avec des accès différents pour les membres de l’équipe.
Faut-il mieux un google dossier process avec des sous-dossiers par catégorie (Marketing/HR/Finances) ou avoir un dossier process par dossier partagé?

Comment les actualiser: nommer un responsable par process qui doit tenir la fiche à jour tous les 6 mois par exemple?

Merci beaucoup!

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Hello @Marie_Di_Meglio !

Très bonne question.
Ce qui compte sur ce sujet, plus que l’outil, c’est la bonne structure. Nommer un responsable est une bonne idée. Ou responsabiliser chaque personne sur le besoin qu’il a de mettre régulièrement à jour ses « fiches » est une bonne chose.

C’est la culture que tu peux transmettre à tout nouvel arrivant.

Tu as un enjeu aussi fort je pense en terme de structure de cette base de connaissance : assure toi que tout soit rangé dans des dossiers clairs, avec à côté un fichier expliquant l’architecture globale du tout.

C’est ce qu’on l’a fait chez LiveMentor. L’équipe commerciale a mis en place une grande base de connaissance partagée, avec plusieurs dossiers et notes associées. Et un fichier global explicatif du tout !

Cela permet à tout nouvel arrivant d’avoir les idées claires.

Pour l’outil, on utilise chez LiveMentor « Slite » qui fait très bien l’affaire pour partager la connaissance. Google Doc et Notion sont d’excellentes alternatives !

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Bonjour @Marie_Di_Meglio

Ce qu’il faut retenir c’est que le dossier à la racine est partagé avec l’équipe la plus restreinte, et les sous dossiers sont de plus en plus ouvert.
On ne partage pas chaque document manuellement, on le place simplement dans un dossier partagé.

Tuto tout simple pour Partager un document Google Drive : https://www.loom.com/share/ce6e7d595d544eefac457e9e40ac906c

J’ai animé deux tribus sur l’organisation dans Google Drive :
https://www.livementor.com/app/fr-FR/la-tribu/271
https://www.livementor.com/app/fr-FR/la-tribu/367

Les bonnes pratiques pour partager des Google Docs abordées par Lucie dans ce coaching collectif :

  • Comment créer et partager des documents textes, tableurs, presentations, pdf, images et formulaires

  • Les règles du jeux pour éviter de tout supprimer malencontreusement : Nommer le CEO propriétaire des documents, car seul le propriétaire d’un doc est en capacité de le supprimer définitivement.

  • Accéder aux mises à jours et aux versions antérieures, pour être rassuré et être sûr que les mauvaises manips ne causeront pas de gros dommages.

  • Commenter et corriger un document pour relecture. Partager en droit de modification, commentaire ou consultation.

  • S’organiser en équipe et communiquer les règles du jeux dès l’arrivée d’un membre dans l’entreprise

Google drive est un outil puissant pour le travail en équipe et si nous l’utilisons correctement, il permet un vrai gain de temps !

J’aime bien aussi créer des Google Sites, comme wiki interne ou intranet. Ils sont facile à modifier par les membres du domaine Google et permettent une grande variété de formats (document inséré, vidéo, texte brut, liens, commentaires, images …)
C’est un format que j’utilise beaucoup comme porte d’entrée pour « le nouvel arrivant » qui doit découvrir tous les outils de l’entreprise
https://sites.google.com/new

Sauvegarder le contenu stratégique de ton entreprise :

Tu devrais jeter un coup d’œil à l’outil clickup qui me paraît correspondre à ton besoin. En passant par le groupe « secret » (je crois que ça a été présenté par LiveMentor, cherche sur FB, sinon contacte-moi) il y a en ce moment 30 % de remise à vie sur le forfait clickup illimité.