Les bons outils/équipements pour entreprendre

Les outils ne sont jamais une fin en soi mais ils peuvent faire gagner beaucoup de temps, d’efficacité et de sérénité dans son organisation.

Sauf qu’il en existe beaucoup et perdre trop de temps pour essayer d’en gagner peut s’avérer désespérant …

Voici les recommandations @Alexandre_Dana adepte de la productivité à garder précieusement sous le coude et surtout à mettre en pratique dès que possible !

[Pour retrouver le post initial et ses commentaires : https://www.facebook.com/groups/634406606734752/permalink/1464894597019278/]

** LES BONS OUTILS / ÉQUIPEMENTS POUR ENTREPRENDRE :v::smiley: **

EDIT : Je rejoins Stéphane Briot qui énonce très justement

« Pour parler des outils, de façon générale, un outil ne change pas une vie. Pas plus qu’un livre. Il ne faut pas attendre des miracles de la part des outils, alors que ceux-ci ne font rien de plus que ce que nous leur faisons faire. C’est donc chacun qui a le pouvoir de changer se propre vie en choisissant le ou les outils qui lui conviendront le mieux. »

Tout à fait aligné avec ce message Stéphane ! Loin de moi l’idée d’affirmer que les outils ci-dessous conviennent à toutes et à tous… Voilà simplement un témoignage perso pour lancer la réflexion !

Dans un train me ramenant vers Paris avec 12 heures de retard (!), il me vient l’envie de rédiger une publication différente de nos classiques…

J’aime le Temps :grin: J’aime vieillir, j’aime voir les années passer, j’aime gérer mon temps, j’aime me taper le front avec ma main en me disant « mais c’est pas possible de passer autant de temps là-dessus », et surtout j’ADORE découvrir des outils qui changent littéralement ma vie. C’est donc un plaisir de partager ces découvertes et de voir le changement chez les autres.

J’ai eu la chance de passer la journée d’hier du côté de Colmar, chez un des entrepreneurs LiveMentor, Mathieu Hetzer. La neige, les ruelles pavées, l’église gothique ! Il va faire plaisir le retour Gare de l’Est :grin:

Au lieu de boire du Gewürztraminer, on a surtout bossé avec Mathieu et on s’est émerveillés des changements positifs consécutifs à l’adoption des outils Google Sheet, Google Docs ou Google Slides, dans son entreprise d’une dizaine de personnes.

Je suis aussi toujours extrêmement triste / énervé / dépité quand je rencontre un entrepreneur « d’une autre génération » qui se noie dans son quotidien en utilisant des outils dépassés. J’ai eu la chance d’avoir un père qui me répétait petit d’avoir du bon matériel pour travailler.

“Un mauvais ouvrier a toujours de mauvais outils”, disent les québécois ! Il n’y a que des bons entrepreneurs ici , nous allons donc tous nous partager nos meilleures astuces d’équipement.

Je prends la main !

EDIT : Charly Aourir nous rappelle heureusement les bienfaits de TextExpander (gain de temps incroyable en paramétrant des raccourcis sur tout un tas de textes - utilisable pour des questions/informations récurrentes), Alfred sur Mac le fait aussi très bien

** WORD, je te déteste, amicalement => GOOGLE DRIVE, je t’aime **

Pourquoi utiliser Word ? Je pose sérieusement la question de la survie de cette chose horrible.

C’est payant et cher.

Cela ne fonctionne pas bien.

Partager des documents est un enfer.

La sauvegarde automatique fonctionne une fois sur deux.

Le temps de chargement est… incompréhensible.

Je n’utilise plus Word, ni Excel, ni Powerpoint depuis 5 ans maintenant. Je me concentre quasi exclusivement sur les outils Google via Google Drive https://drive.google.com/drive/u/0/my-drive

C’est une collection d’outils absolument merveilleux, qui font gagner un temps dingue. C’est gratuit (jusqu’à une certaine capacité de stockage), c’est fluide, on peut bosser à plusieurs dessus très facilement ! Cela fonctionne aussi bien pour les présentations, que pour les prises de notes, ou les calculs de données.

EDIT : Aude Boireau Fouillat me souligne avec talent que https://framasoft.org/fr/ fait aussi très bien le boulot ! c’est vrai !

(Mon seul bémol : je trouve Framasoft, plus difficile à utiliser dans le cadre d’une équipe qui partage des adresses emails sur le même domaine)

** CALENDRIER ET GESTION DES EMAILS **

Les deux vont de pair dans mon organisation, et ici, j’ai commis beaucoup d’erreurs… À une époque, je trouvais « rigolo » de tester à peu près tous les clients emails disponibles.

Si bien que je recevais le même email à la fois sur Gmail, sur Thunderbird, sur l’application native MAIL de Mac, et sûrement sur 5 autres outils… Ridicule ! 5 fois plus de notifications pour rien, et beaucoup de charge mentale. Idem pour le calendrier bien sûr…

J’utilise désormais uniquement Gmail et Google Calendar. Tout passer sur Google m’a fait gagner un temps considérable. J’ai aussi compris qu’une fois l’outil en place, il fallait apprendre à s’en servir. J’explique dans cette vidéo avec FX Fuhrmann pourquoi archiver ses emails est sûrement l’action la plus importante de sa journée…

https://www.livementor.com/blog/un-article-par-jour-18-90-7-principes-de-productivite-pour-entrepreneurs-stresses-video-de-1-heure

** ORDINATEUR **

Cela coûte (beaucoup) plus cher, mais je ne peux pas me passer d’un Mac. J’utilise un MacBookAir, le plus petit et le moins cher. Je n’ai pas besoin de monter des vidéos ou de retoucher des photos. Je veux juste quelque chose qui n’a pas de BUGS, aucune mise à jour compliquée et un design simple et beau.

Je recommande fortement de regarder des options comme Fleet, BackMarket ou le Refurb d’Apple ! Cela permet de trouver des ordinateurs en location ou reconditionnés (donc bien moins cher)

https://www.getfleet.eu/

https://www.backmarket.fr/

https://www.apple.com/fr/shop/refurbished/mac

** MOTS DE PASSE **

À l’époque où j’aimais word , j’avais un document comme mon père avec tous mes mots de passe. Je l’avais ensuite mis dans un dossier dropbox et j’étais très fier de moi. Non sens total et cauchemar récurrent!

Je suis ensuite passé sur dashlane qui continue aujourd’hui de me ravir pour mes besoins personnels. C’est un gestionnaire de mot de passe sécurisé qui stocke tous mes mots de passe, ainsi que ma carte bancaire, mon numéro de sécurité sociale, mon identifiant des impôts, mon adresse postale : bref, tout ce que je peux avoir à remplir comme information sur Internet

Le gain de temps est FOU. OnePassWord et LastPass fonctionnent aussi très bien.

Mais ATTENTION !

Nous avons fait l’erreur chez LiveMentor de prendre la version business de Dashlane pour les mots de passe de toute l’équipe… C’est un ENFER absolu et nous comptons les quitter très bientôt.

** APPLICATIONS TELEGRAM / WHATSAPP **

Quand je suis sur mon ordinateur, mon objectif est simple : ne pas le quitter. Ne pas être dérangé par mon téléphone. Je le passe en mode avion autant que possible, et j’installe les applications de bureau Telegram ou Whatsapp

Cela me permet de répondre directement depuis l’ordinateur, si j’ai un message urgent !

** SANTÉ MENTALE : NE RIEN VOIR **

Voilà un sujet sur lequel je suis en conflit récurrent avec mon père… Mon père écrit des livres, lui aussi… Il utilise Word (première plaie dans mon coeur). Il crée un nouveau fichier Word à chaque nouvelle idée (deuxième plaie dans mon coeur). Et SURTOUT… il ne comprend pas le principe des DOSSIERS.

Il place sur son bureau TOUS ses fichiers Word. C’est un enfer visuel, où les petites icônes se superposent les unes sur les autres, dans une sorte de danse diabolique presque hypnotique. Impossible de s’y retrouver. Il perd DES HEURES de sa vie à rouvrir tel ou tel document.

Mon bureau est toujours VIDE. Je ne garde qu’un seul dossier (cf voir la PJ) qui est souvent un souvenir à émotion positive ! Que je regarde quand j’en ai besoin.

Je ne mets également RIEN dans mes favoris Google Chrome pour garder l’esprit LIBRE. J’essaye de ne jamais avoir plus de 3 onglets Chrome ouverts sinon mon niveau de stress est multiplié par 12. J’utilise toujours le mode plein écran, pour toutes les applications et j’utilise les raccourcis clavier pour changer d’une application à l’autre

** FACTURES, COMPTA, ETC… **

Évidemment, je suis tjrs à la recherche d’outils pour simplifier la compta, les factures, etc… Je suis littéralement phobique administratif. Je n’aime pas ouvrir mes lettres. Elles me font peur. Cela a généré dans l’histoire de LiveMentor quelques problèmes avec l’administration, mais c’est une autre histoire !

Mon rêve est d’arriver un jour dans un monde où tous ces sujets sont automatisés !

En attendant, je suis évidemment de près tout ce qui va dans le bon sens et j’utilise les outils suivants :

  • Qonto
  • Shine
  • Alan ou WeMind pour l’assurance
  • Luko pour l’assurance habitation (complètement merveilleux ce truc)
  • Yomoni pour l’épargne
  • Hellosign ou docusign pour les signatures numériques
  • Tiime.fr pour les factures